Ahoj! Jsem Domi a v UlovDomov vedu People & Organization tým, který zastřešuje všechny aktivity a procesy týkající se našich kolegů (potenciálních, budoucích, současných i minulých) a zároveň zajišťuje fungování firmy po organizační stránce (chod interní recepce UD, office agenda, technika, licence…).

Jak fungujeme v týmu? Úplně upřímně, je to pro nás #dreamteam – skvěle k sobě ladíme, podporujeme se, pomáháme si a zároveň se v rámci svých kompetencí a schopností krásně doplňujeme.

P&O tým tvoří generalistky Maru a Pavli, stážistka Nelča a naše současná office manažerka Kája, která se vydává vstříc novým HR výzvám. A právě po Káji přebereš žezlo – tvým úkolem bude kralovat recepci, držet krok s každodenním ruchem kanceláře a převzít kontrolu nad HR administrativou. Čím dřív k nám naskočíš, tím lépe! 

V UlovDomov máme přes 100 skvělých kolegů – většina z nich je v Brně a v Praze – a stále rosteme, proto ti můžu slíbit, že se u nás hodně naučíš.

Co tě na této pozici čeká?

I když jde o kombinovanou roli, budu hned na začátku transparentní: zajištění office agendy a chodu recepce je pro nás v rámci této pozice zásadní. Potřebujeme tedy, abys byl*a ready na to se alespoň 2 roky věnovat recepci & officu a to i v případě, že se kariérně chceš v budoucnu posouvat (třeba do HR nebo interně na jinou pozici).

V rámci chodu kanceláře a officu budeš:

Vládnout naší interní recepci – Hlavní recepce budovy ZET.Office, kde sídlíme, je zajištěna správou budovy. Práce na interní UlovDomov recepci tedy bude hlavně o přijímání a usazování návštěv přímo v našich prostorech.

  • Provozní doba naší recepce je 8:00–15:00, okolo tohoto jádra si můžeš pracovní dobu uzpůsobit.
  • Jak si práci u nás na recepci představit? Pohlídáš si obsazenost zasedaček a připravíš je pro externí schůzky, přivítáš návštěvu a usadíš ji, a připravíš kávu, případně i občerstvení. Případně jen předáš dokumenty našim klientům nebo třeba budoucím kolegům. Také budeš telefonicky komunikovat s hlavní recepcí v budově a schvalovat, zda nám mohou návštěvu pustit nahoru.

Zajišťovat chod našich kanceláří

  • Budeš objednávat a doplňovat sweet bar, limonády a kombuchu, zajistíš, že nám nikdy nedojde káva, aquabarely ani kancelářské potřeby. Zkrátka zajistíš, že se kolegové budou v kancelářích cítit dobře.
  • Také tě čeká komunikace s dodavateli (úklidová služba, správa budovy, firma na tepování koberců, květinový servis).
  • Pohlídáš si pořádek v kanceláři – upozorníš kolegy na chaos na stole, zapomenutou krabičku nebo nesnězený jogurt v ledničce.
  • Postaráš se o wellbeing přístrojů, jako je rychlovarná konvice nebo kávovar.
  • Společně s týmem budeš neustále vymazlovat naše kanceláře – kreativitě a iniciativě meze určitě neklademe, ať už se jedná o výzdobu, vychytávku nebo třeba nějakou miniakci!
  • Pokud se na to budeš cítit, čeká nás velký officový projekt – stěhování kanceláře v Praze a s tím související plánování vybavení a ladění designu – do kterého tě organizačně ráda zapojím.

Vyřizovat drobné pochůzky

  • V rámci pracovní doby tě čekají i drobné kratší pochůzky jako vyzvednutí pronajímaných zařízení v Alze na Skořepce, odeslání balíčků a ověření dokumentů na poště nebo třeba odvoz starých zařízení do ekodvora. Průměrně 1x–2x týdně.

Kontaktním bodem pro ad-hoc činnosti

  • Zajistíš pravidelný svoz modemů z ukončených smluv v našich bytech.
  • Zároveň s úsměvem občas pomůžeš managementu s ad-hoc úkoly (např. připravit tabulku, něco objednat nebo převzít či odeslat balíček).
  • Jednou za čas si se sluchátky na uších odpočineš u zakládání dokumentů.

 Jako P&O (HR) admina tě čeká:

Spolupráce na onboardingu, offboardingu a pracovněprávní dokumentaci

  • Před příchodem nováčka připravíš vše, co bude potřeba – smlouvy, přístupy, čipy na auto, SIMky, techniku, formulář lékařské prohlídky.
  • Spolu s Maru potom nováčka ve firmě přivítáte (Welcome day) a ty zaštítíš admin & procesní část (předání techniky, podpis smluv, vysvětlení vnitřních předpisů).
  • Pokud se s někým budeme loučit, převezmeš zpátky techniku a zařídíš všechny výstupní dokumenty.
  • Našim stávajícím kolegům připravíš dodatky smluv.
  • Společně každý měsíc zkontrolujeme evidenci docházky (podklad pro mzdy).
  • Budeš pečovat o naši HR databázi – máme ji postavenou na míru v Airtable a kromě HR záznamů tam evidujeme i techniku.

Koordinace benefitů & eventy

  • Objednání Multisportky, objednání nového notebooku nebo třeba hlídání docházky na firemní angličtinu (která je zdarma) zvládneš levou zadní.
  • Zhruba jednou ročně si vezmeš na starost větší event (jarní allhands, letní Edu Day, podzimní offsite, vánoční večírek) – se vším si ale pomáháme v rámci týmu, jen se střídáme v „hlavní“ zodpovědnosti za organizaci (catering, ubytování).
  • Zajistíš pro přespolní kolegy ubytování na akcích, případně koupíš lístky na vlak.
  • Několikrát do roka nám taky pomůžeš s menším (officovým) eventem – firemní snídaně, valentýnské překvápko pro kolegy, MDŽ nebo třeba plánovaný dobrovolnický den.

Komunikace s dodavateli

  • Třeba s naším skvělým KAM v Alze, externí IT podporou nebo spolupracující advokátní kanceláří.

Jak jsme si tě vysnily?

  • Office agenda i administrativa tě zkrátka zajímají a baví. V tvém CV by nás potěšila nějaká office / recepční / koordinační zkušenost (klidně i dobrovolnická nebo mimopracovní) nebo kurz z HR oblasti (např #suHR).
  • Jsi pečlivý*á, k práci přistupuješ zodpovědně a je na tebe spoleh, dotahuješ věci do zdárného konce, jsi rozený organizátor a úsměv na tváři ti vykouzlí dobře uspořádaný šanon nebo srovnaná skříňka.
  • Máš zdravou dávku puntičkářství, kterou s tebou budeme sdílet napříč týmem. Bohužel na některé naše úkoly není neomezený čas, proto dokážeš rozpoznat, kdy stačí „good enough“ a kdy je potřeba dokonalost.
  • Nechybí ti špetka proaktivity, rád*a přicházíš s tipy na zlepšení, dokážeš odhalit věci, co nejsou 100% a nebojíš se s nimi ozvat.
  • Zároveň dokážeš být asertivní a umíš si říct, když se sejde více věcí najednou.
  • Jsi společenský*á a komunikativní, umíš se vyjadřovat (písemně i ústně) a máš reprezentativní vystupování (úsměv je součástí tvého outfitu).
  • Máme dog-friendly office, a proto máš kladný vztah k pejskům. Zároveň tu máme spoustu květin, takže pokud jsi #plantlover, máš bod navíc.
  • Jsi člověk, co chodí rád do kanceláře – HO je na pozici možný jen v omezené míře.

Co ti nesmí chybět?

  • Řidičský průkaz – jsi aktivní řidič*ka a nevadí ti jezdit autem v rámci výkonu práce (pokud nemáš svoje vlastní auto, k dispozici ti bude firemní). Parkovací místa u kanceláře máme!
  • Komunikativní úroveň angličtiny, úroveň nejlépe B2+.

Co nám vyrazí dech, ale není to nezbytné?

  • Zkušenosti přímo z podobné pozice.
  • Základní znalost pracovního práva.
  • Zkušenost s organizací eventů.

Co ti bude při práci dělat radost?

  • Staneš se součástí #dreamteamu, který se vzájemně podporuje. Díky tvé pozici na recepci, budeš mít možnost poznávat skvělé kolegy napříč firmou.
  • Budeš mít možnost si spoustu věcí nastavit podle sebe a v rozmazlování kolegů se kreativitě meze nekladou.
  • Dostaneš ke správě opravdu příjemné nové kanceláře, takže bude radost o ně pečovat. Také můžeš nasbírat zkušenosti třeba se stěhováním Prahy.
  • Zároveň od Káji přebereš spoustu nastavených procesů, o které se budeš moct opřít a dál je vylepšovat – nemusíš mít tedy bohaté zkušenosti, základ už máme.
  • Hodně se naučíš – rády tě zaučíme do pracovního práva, eventů i officových procesů, v týmu se taky pravidelně vzděláváme.
  • K čisté mzdě dostaneš stravenkový paušál – až 2.500 Kč měsíčně.
  • Práci ti usnadní služební telefon i notebook.
  • Máme 25 dnů dovolené, 2 sick days, placené volno v den narozenin.
  • Kurzy angličtiny zdarma (v pracovní době) a budget na tvůj rozvoj a vzdělávání.
  • Multisport kartičku, zvýhodněné bydlení, společné teambuildingy a spoustu dalšího.
  • Zázemí společnosti, která byla oceněná jako 3. nejrychleji rostoucí technologická firma ve střední Evropě v rámci prestižního žebříčku Deloitte Technology Fast 50.
     

Zní to jako tvůj #dreamjob?

  1. Pošli nám svůj životopis a přilož k tomu pár slov, co tě v inzerátu zaujalo nejvíc a co je tvá hlavní motivace k tomu být naše Office manažerka. Pracovní agenda je velmi široká, proto neočekáváme, že jsi ve všem na 100 % kovaný*ná a počítáme s tím, že ti některé věci předáme. Měl*a bys ale splňovat uvedené požadavky v sekci Jak jsme si tě vysnily.
  2. Pokud nás zaujmeš, zavolá ti buď Maru nebo Pavli, které se už na tebe těší. Bavit se budeme hlavně o vzájemných očekáváních.
  3. Jakmile se v očekáváních sladíme, bude tě čekat osobní pohovor v kanceláři s Domi a Kájou, součástí bude i krátký úkol, abychom si ověřily tvoje dovednosti.
  4. V posledním kole se neformálně potkáš s celým týmem, abychom zjistily, jak k nám do firmy zapadneš. Hodně nám záleží na tom, aby nám to v týmu vzájemně ladilo, proto k sobě hledáme hlavně parťáka.

Těšíme se na tebe!


UlovDomov.cz s.r.o.